Резервные копии команды

Простыми словами: как сделать резервную копию данных команды, скачать её для хранения «вне приложения» и при необходимости восстановиться. Доступно в веб-версии и в мобильном приложении.

Что это

Резервная копия — это зашифрованный снимок финансовых данных команды (счета, операции, теги, планы и т.д.) на момент создания. Копии бывают:

• Автоматические — создаются по расписанию (если ваш тариф это включает);
• Ручные — вы создаёте их сами кнопкой (на тарифах, где это разрешено).

Данные внутри копии зашифрованы ключом команды и не расшифровываются на сервере — даже при скачивании вы получаете зашифрованный файл.

Где посмотреть копии

«Настройки → Данные», карточка «Автоматические финансовые снимки». Список свёрнут: видна самая свежая копия и кнопка «Показать все (N)» — на верхних тарифах копий сотни, и раскрытый список занимал бы весь экран настроек. Свежая копия видна всегда, чтобы одним взглядом было понятно, что бэкапы идут.

Сколько копий хранится

Копии прореживаются с возрастом, а не хранятся все подряд:

• последние 31 день — все копии, как они снимались (на верхних тарифах каждые 6 часов);
• следующие три месяца — по одной копии в неделю;
• дальше — по одной на календарный месяц, до конца срока хранения вашего тарифа.

То есть у месяца годичной давности одна точка восстановления, а не сотня почти одинаковых. Возможность посмотреть, как выглядели книги тогда, при этом остаётся — и это не мелочь: журнал можно править, поэтому исправленная задним числом операция 2024 года меняет то, что отчёт за 2024 показывает сегодня, а месячный снимок остаётся единственной записью прежнего состояния.

Ручные копии не прореживаются никогда. Если вы создали копию сами — перед крупным импортом, чисткой или экспериментом, — она останется на весь срок хранения вашего тарифа. Автоматические прореживаются, ручные нет.

Что зависит от тарифа

Набор возможностей определяется планом активной команды:

• создание ручных копий (и сколько в день);
• скачивание копий;
• восстановление из копии;
• срок хранения и максимальный размер.

Если функция недоступна на текущем тарифе, приложение покажет это и предложит обновить план.

Мобильное приложение

Откройте Меню → «Резервные копии». На экране:

• Создать копию — кнопка вверху (если тариф позволяет). После создания копия появится в «Истории».
• История — список копий: дата и время, размер, число строк/вложений, тип (вручную/авто) и статус (успех/ошибка). Время показано не для красоты: на бизнес-тарифах копия снимается каждые 6 часов, и без него четыре копии одного дня выглядят одинаково.
• Свёрнутые месяцы. История длинная по устройству, а не по недосмотру: за последний месяц хранится всё, что сделал интервал, дальше — по одной копии на неделю, ещё дальше — по одной на месяц. Поэтому список сгруппирован по календарным месяцам: рядом с названием месяца — число копий в нём, раскрытым открывается только последний месяц, остальные разворачиваются нажатием.
• Поиск по дате — значок календаря в шапке. Выберите дату, и список сузится до копий того дня; над списком появится плашка с датой и крестиком, чтобы вернуться ко всей истории. Если на выбранный день копии нет (а из-за прореживания так будет чаще всего), приложение покажет ближайшую копию не позже этой даты и подпишет, к какой дате вы её искали, — это ровно то, что нужно для восстановления «как было к такому-то числу».
• У каждой успешной копии — меню «⋮»:
  • Скачать — сохранить зашифрованный файл копии через системное меню «Поделиться» (в Файлы, облако, почту и т.п.). Храните его отдельно от телефона.
  • Восстановить — откатить данные команды к этой копии. Перед этим приложение спросит подтверждение.

Веб-версия

Раздел резервных копий в настройках данных: создание, история, скачивание и восстановление — логика та же, что и в мобильном приложении.

Карточка по умолчанию показывает одну самую свежую копию — чтобы ответить на вопрос «бэкапы вообще идут?», не занимая полстраницы. Кнопка «Показать все (N)» раскрывает историю, и в раскрытом виде она устроена как в приложении: разбита по календарным месяцам (раскрыт последний, у каждого месяца — число копий) и дополнена полем «Поиск по дате». Выбор даты сужает список до дня ближайшей копии не позже выбранной и показывает плашку с датой; крестик на ней возвращает полную историю. Свернуть список — тоже сбросить поиск.

Восстановление — важно

Восстановление заменяет текущие данные команды данными из выбранной копии. Чтобы вы ничего не потеряли по ошибке, сервер сначала автоматически создаёт страховочную копию текущего состояния, и только потом восстанавливает выбранную. Тем не менее изменения, сделанные после момента выбранной копии, будут потеряны — поэтому действие требует подтверждения.

Потеря вложений. Если выбранная копия была снята без файлов вложений (на вашем тарифе бэкап вложений может быть недоступен), а сейчас у команды есть вложения — восстановление их безвозвратно удалит и не вернёт. В этом случае и веб, и приложение показывают отдельное предупреждение с галочкой подтверждения — восстановление не запустится, пока вы её не отметите.

Глубина восстановления по тарифу. На части тарифов восстановить можно только достаточно свежие копии (например, за последние N дней). Более старая копия остаётся в списке и её по-прежнему можно скачать, но кнопка восстановления для неё недоступна — это ограничение тарифа, а не потеря данных.

Полезно знать

• Скачанный файл копии бесполезен без ключа шифрования команды — это защищает ваши данные, даже если файл попадёт в чужие руки.
• Старые копии могут автоматически удаляться по истечении срока хранения вашего тарифа.

---